Una de los puntos más importantes de la gestión de las empresas es el que se centra en la atención a una auditoría, ya que ésta ayuda a llevar un control de la empresa que nos apoya detectar fallos, promover mejoras para el desarrollo de la empresa y saber cuál es el estado real de la organización en general.
¿Qué es una auditoría?
La definición de auditoría se basa en el examen de algún proceso, mecanismo o sector, para ver cuál es su rendimiento.
La auditoría siempre se han considerado como el examen y control de la situación económica de la empresa, para saber qué cosas van mal, qué cosas van bien y cómo se puede mejorar en cualquiera de los puntos clave de la empresa.
Por tanto, la auditoría se entiende así, como someter las cuentas de una empresa a examen para saber cómo está actualmente la empresa para saber hacia dónde debe ir a partir de ese momento.
Sin embargo, ahora son muchos los aspectos que se pueden llevar a cabo dentro de una auditoría en una empresa, sin necesidad de realizar un examen general de la empresa.
Es decir, que se pueden realizar controles de algún sector de la empresa concreto, o de algún ámbito organizacional del que se quiera obtener una fotografía que represente el momento actual, para saber si se están haciendo bien las cosas o si se puede mejorar algún aspecto.
También cabe destacar que una auditoría puede ser externa o interna, y las puede llevar a cabo un auditor independiente o que forme parte de la empresa. Dependiendo de cada uno de estos aspectos, se auditarán unas cosas u otras.
Es por esto, que podemos considerar la auditoría como el proceso de inspección o control de cualquier punto clave de la empresa para verificar su correcto funcionamiento. De ahí a que existen muchos tipos de auditoría según el objetivo que se quiera examinar.
Objetivos de la auditoría
Igual que existen diferentes tipos de auditoría, también existen diferentes objetivos para cada una de ellas. Pero como comentábamos antes, se realizan para controlar los diferentes procesos de la empresa y ver cómo se están desarrollando. Por ello, entre los objetivos de la auditoría podemos encontrar:
- Conocer la situación actual y exacta de la empresa en general o en algo concreto
- Dar credibilidad y confianza frente a posibles inversores o entidades financieras
- Detectar fraudes que se estén cometiendo en la empresa
- Comprobar la legalidad de todos los productos y actuaciones
- Detectar errores técnicos que se estén realizando
- Observar si el sistema de trabajo de la empresa está siendo eficaz y eficiente
- Recabar la máxima información posible para tomar decisiones que mejoren el rendimiento
La importancia de la auditoría
En muchas ocasiones, las empresas no valoran suficientemente la necesidad y la importancia de realizar una auditoría en cualquier tipo de organización empresarial.
Tener una auditoría permite estudiar lo que estás haciendo para saber si estás haciendo bien las cosas, si se están cumpliendo las normativas legales, si estás adaptando a la actualidad y nuevas tecnologías, para dirigir y tomar decisiones que nos permitan tener un mayor éxito.
Es muy importante para los directivos de la empresa, poseer información fiable que les permita analizar y valorar los pasos a seguir de la auditoría.
Además, el control de nuestra gestión empresarial puede ayudarnos a evitar más de un quebradero de cabeza en referencia a los aspectos legales. En ocasiones, podemos estar cometiendo errores que pueden ser considerados como fraudes, lo que puede conllevar grandes sanciones y multas.
Por ejemplo, si nuestras cuentas no reflejan la realidad de la empresa, si nuestra facturación es inconsistente con nuestros gastos o ingresos declarados al Fisco, si nuestra maquinaria no cumple con la normativa, es posible que a futuro o al corto plazo se presenten consecuencias legales y se pueda detonar una auditoría.
Técnicas de auditoría
Existen diferentes técnicas de auditoría que te permiten analizar de diversas maneras algún proceso o elemento de la empresa. Se basa en métodos a través de los cuales el auditor obtiene las pruebas para realizar el informe, donde plasmará el resultado de la auditoría.
- Estudio general: Con esta técnica de la auditoría se observan las características más generales y destacables de la empresa que luego se profundizarán en el estudio.
- Análisis: La técnica de análisis en una auditoría se basa en la agrupación de diferentes elementos sobre una misma cuenta. Existen dos tipos:
- Análisis de movimientos
- Análisis de saldo
- Investigación: Dentro de la auditoría consiste en recabar información necesaria a través de entrevistas con los empleados de la empresa.
- Certificación: Se basa en plasmar las declaraciones obtenidas en la auditoría a través de la investigación.
- Comprobación: Para la auditoría consiste en la constatación de los hechos de la empresa a través de la documentación de la misma.
- Hechos posteriores: Son aquellos exámenes que se realizan después de que se haya realizado el balance, pero antes de enviar los estados financieros para que ver que todo está correctamente dentro de la auditoría.
- Inspección: Esta técnica en la auditoría se basa en corroborar físicamente la existencia de algunos productos, bienes materiales, documentos, operaciones realizadas.
- Confirmación: Se ratifica que son correctos los datos encontrados en los registros contables y que coinciden con los hechos que ha observado el auditor.
- Observación: Consiste en ver físicamente diferentes situaciones y hechos para ver si se están cumpliendo los patrones de comportamiento establecidos. Se utiliza para ver cómo funcionan los procesos productivos.
- Cálculo: Se basa en el repaso de las operaciones aritméticas de las cuentas y de determinadas operaciones para verificar si los resultados que se obtienen del cálculo son razonables.
¿Qué hacer cuando estoy en un auditoría?
Acceso a la contabilidad
En una auditoría es necesario permitir el acceso a los funcionarios del SAT al lugar que es objeto de la visita y proporcionar los datos, documentos, informes y la contabilidad que te sean requeridos. También debes permitir que revisen los bienes y mercancías del negocio.
Si se lleva una contabilidad en medios electrónicos, se le tiene que dar acceso a quien realiza la auditoría al equipo de cómputo y asistencia, en caso de requerirla. Así mismo, es preciso entregar los archivos electrónicos en donde se lleva la contabilidad.
Obtención de copias de la contabilidad
Si el auditor recibe una copia certificada de la contabilidad, deberá levantar un acta parcial donde conste que esto ocurrió. Con ella puede dar por terminada la visita para continuar con la auditoría en las oficinas del SAT o en el mismo domicilio visitado.
Una vez hecho esto, y si el funcionario recibió la copia del total de la contabilidad, podrá levantar el acta final. De lo contrario, la visita continúa.
Aseguramiento precautorio
Si bien en un primer momento la autoridad debe procurar no entorpecer las actividades, los auditores pueden asegurar la contabilidad, correspondencia o bienes no registrados si consideran que el auditado podría ausentarte o entorpecer la auditoría.
Para esto deberán haber agotado otras opciones, como pedir ayuda de la policía e imponer multas. Además podrán poner sellos o marcas en los documentos, bienes, muebles u oficinas de auditado.
En caso de que ni los contribuyentes ni los responsables solidarios sean localizables para la auditoría, o hayan desocupado o abandonado su domicilio fiscal sin avisar a la autoridad, aplica el aseguramiento precautorio directo.
El otro caso en que la autoridad puede usar el aseguramiento directo se da cuando el contribuyente visitado tiene un local, puesto fijo o semifijo en la vía pública y no pueda comprobar que está inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes o no cuente con los comprobantes que amparen la posesión de la mercancía.
El aseguramiento puede hacerse hasta por el monto del adeudo y debe levantarse un acta que precise el motivo del mismo y con la que se notifica al contribuyente.
Atención de auditorias
Con sólida experiencia en el área de litigio fiscal nuestra firma se especializa en asesorar a los contribuyentes que están en procesos de auditoría por parte de las autoridades fiscales.
Lo anterior puede ser en materia de impuestos federales o locales, inclusive en los casos en que las autoridades estatales hacen uso de sus facultades de comprobación de forma coordinada en la rama de impuestos federales a través de una auditoría.
Este asesoramiento para auditoría, ha resultado desde hace varios años fundamental para cada uno de nuestros clientes, ya que gran parte de su defensa fiscal descansará en la atención y planteamientos que surjan durante la visita domiciliaria y/o revisión de gabinete.
Por tanto, si deseas saber más de cómo podemos ayudarte en un caso de auditoría y/o brindarte las mejores estrategias fiscales, defensa y asesoría fiscal puedes ponerte en contacto de inmediato.
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