El acta constitutiva es pieza primordial dentro del área de Derecho Corporativo, el cual tiene como servicio inicial o de primer contacto llevar a cabo la constitución de la empresa de nuestro cliente por medio de estas actas, bajo el tipo social que mejor se adecue a sus necesidades corporativas, fiscales y de operación.
Qué es un acta constitutiva
El acta constitutiva otorgará de manera legal la constitución de una empresa a través de los términos que estén marcados por los estatutos vigentes en la materia. De igual forma, cuando la realizamos damos carácter legal a la formación de una empresa en todas sus partes, sin ninguna excepción.
Un acta constitutiva no sólo se utiliza para conformar negocios, al igual son empleadas por organizaciones civiles, asociaciones, sindicatos y organismos parecidos con el objetivo de estar constituidos legalmente ante la sociedad. De tal forma que puedan realizar sus actividades respectivas, sin tener algún inconveniente con las autoridades.
Por lo tanto, los componentes del acta constitutiva y la misma en si brindan fe a la creación de la empresa, asociados, sociedad. Al mismo tiempo apegan a los involucrados a trabajar conforme al marco normativo correspondiente. Asimismo, al crear el acta constitutiva se consigue la protección de las normas que se encuentren en turno.
Importancia del acta constitutiva
Hoy en día se le está dando la importancia debida al acta constitutiva respecto a la creación de una organización. Lo anterior se debe en parte, a que una de las principales razones por las que varios proyectos fracasan es por tener mínima planificación tanto en sus inicios, así como contar con objetivos mal definidos o confusos, de modo que si tienen lo anterior el éxito de la organización será muy difícil de obtener.
Nuestra intervención, va desde la preparación de los estatutos sociales, la coordinación con Notarias Públicas y/o con Corredurías Públicas, para proceder posteriormente a la consecuente formalización del contrato social a través de la materialización y emisión de del acta constitutiva respectiva.
Para qué sirve un acta constitutiva
Lo anterior hace posible que los nuevos y jóvenes empresarios e incluso los ya existentes reinventen la forma de hacer negocios, pues gracias a que la redacción de los estatutos sociales son la base sobre la cual descansa el funcionamiento orgánico, operativo y administrativo de una corporación, lo cual hace posible que su vida corporativa y legal resulte exitosa.
Preparación de las actas constitutivas
Hoy en día, las reformas que fueron introducidas en la Ley General de Sociedades Mercantiles en el año de 2014, pretenden que las nuevas empresas tutelen los derechos de las minorías y que se tenga una administración más transparente, como tradicionalmente se venía haciendo con las empresas que aún funcionan como empresas familiares.
Al encargarnos de preparar cualquier acta constitutiva, ponemos especial cuidado en la forma en que redactamos las reglas para las transmisiones de acciones y/o de partes sociales, así también se cuida la forma en que se otorgan los poderes y facultades, a fin de dejar protegido el patrimonio de los inversionistas.
Por lo anterior, las interrogantes que surgen cuando se tiene la necesidad de revisar los requisitos para crear una acta constitutiva, son diversas y van desde los requisitos simples sobre el contenido del acta, hasta los requerimientos legales, los tiempos de formalización ante Notario y/o Corredor Público y, desde luego, los costos por el servicio de los fedatarios públicos y de los abogados.
Así, como resumen a las posibles interrogantes podemos decir que la información primordial que se requiere para poder dar inicio con el proceso de la constitución de una empresa, bajo la óptica de redactar el Contrato Social, tiene que ver con dos cuestiones, se requiere de primera mano que se proporcionen cinco posibles denominaciones.
Dichas denominaciones son para la empresa, y se usan para obtener un permiso de constitución de Sociedad que expide la Secretaría de Economía, éste es solicitado en el portal www.tuempresa.gob.mx. Aquí es donde los Corredores y Notarios hacen la búsqueda de denominaciones posibles y disponibles para ser utilizadas (este trámite es gratuito).
Elementos de un acta constitutiva
De igual modo se requiere que se brinde el domicilio de operaciones de la nueva empresa, el cual también será dado de alta como domicilio fiscal. Cabe mencionar que sin cumplir estos requisitos mencionados no es posible solicitar el permiso de constitución de una Sociedad a la Secretaría de Economía.
Posteriormente, cualquier abogado, notario y/o corredor público, podrá solicitar el nombre de los socios o accionistas, sus datos generales, el capital a ser suscrito, la división y monto de las acciones o partes sociales, la forma de administración de la Sociedad, el o los poderes y facultades a ser otorgados, la nacionalidad y duración de la empresa, el objeto social (actividad preponderante y/o giro de negocio).
En relación a lo anterior, cuando ya se cuente con la denominación reservada, el notario podrá proceder a emitir el acta constitutiva, pero requerirá lo siguiente:
Domicilio completo del usuario.
Domicilio de la empresa (convencional, fiscal y/o del establecimiento).
Datos generales de los accionistas/socios y administradores.
Domicilio completo de los accionistas/socios y administradores.
RFC o CURP de los accionistas/socios y administradores.
Por otra parte, al enviar la información al Notario, se tiene que proporcionar lo siguiente:
- Nombre completo, estado civil, domicilio, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad y ocupación de cada uno de los nuevos accionistas de la Sociedad.
- Registro Federal de Contribuyentes de cada socio o accionista, siendo que el alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) debe considerar que la actividad preponderante es la de socio o accionista.
- Domicilio de la Sociedad, que puede ser distinto del domicilio fiscal, de hecho puede ser solo una localidad, como por ejemplo, Ciudad de México, o Naucalpan, Estado de México.
- Régimen social, bajo el cual se constituirá la empresa, normalmente se recomienda el que sea una Sociedad Anónima, donde los socios no responden con su patrimonio, sino hasta por el monto de su aportación. La sociedad a su vez, puede ser de capital variable, en donde precisamente la parte variable del capital puede aumentar o disminuir sin mayor restricción legal, salvo que los estatutos prevean una situación diversa.
- Importe del capital social, en la Sociedad Anónima el mínimo fijo, sin derecho a retiro es de $50,000.00, en su caso puede ser mayor. Asimismo, se requiere se designe el monto o porcentaje de participación de cada socio. Igualmente, en la Sociedad de Responsabilidad limitada el capital mínimo es de $3,000.00.
- Designación de las personas que fungirán como miembros del Consejo de Administración de la empresa, o bien señalar si la Administración recaerá en un Administrador Único.
- Señalar quienes serán las personas que serán apoderadas de la empresa y cuáles serán las facultades que se les conferirán a cada una. Aquí se abarca la parte relativa a los poderes y facultades de cada socio o persona ajena a la Sociedad.
- Designación del Comisario de la Sociedad, quién será la persona encargada de supervisar y vigilar la gestión del órgano de administración.
- Sobre el particular, se debe cuidar que el Comisario no caiga en alguno de los impedimentos previstos en el artículo 165 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, el cual a continuación se cita:
“Artículo 165.- No podrán ser comisarios:
- Los que conforme a la Ley estén inhabilitados para ejercer el comercio;
- Los empleados de la sociedad, los empleados de aquellas sociedades que sean accionistas de la sociedad en cuestión por más de un veinticinco por ciento del capital social, ni los empleados de aquellas sociedades de las que la sociedad en cuestión sea accionista en más de un cincuenta por ciento.
- Los parientes consanguíneos de los Administradores, en línea recta sin limitación de grado, los colaterales dentro del cuarto y los afines dentro del segundo.
En relación con lo previsto en la fracción III antes indicada, tenemos que no pueden ser comisarios, el papá, abuelo, el hijo o el nieto de un Administrador, tampoco pueden serlo los primos del Administrador (colateral dentro del cuarto grado) y están exceptuados los cuñados del administrador (los afines dentro del segundo grado).De igual modo, debe tenerse en cuenta que un apoderado y el Comisario de la Sociedad, no pueden ser la misma persona, ya que si bien, no existe norma expresa que lo impida existe Jurisprudencia de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que establece esta restricción.La clave de identificación de la Jurisprudencia, es Tesis: 1a./J. 143/2007 con el rubro: “APODERADO. ES INEFICAZ EL PODER OTORGADO POR UNA SOCIEDAD ANÓNIMA EN SU FAVOR CUANDO DETENTA AL MISMO TIEMPO EL CARGO DE COMISARIO DE LA MISMA POR SER INCOMPATIBLES ENTRE SÍ.”
Descripción de las actividades y giros comerciales que la empresa comenzará a llevar a cabo, a efecto de que queden claramente desarrollados tales aspectos en el objeto social de la empresa.
Una vez que se cuente con lo anterior, se podrán redactar en forma pormenorizada el proyecto de estatutos sociales, conforme a los cuales se regirá la operación administrativa y orgánica del grupo correspondiente, entendiéndose que dentro de dichos estatutos, se encuentran establecidos los derechos obligaciones y responsabilidades de los accionistas de la Sociedad, así como de sus administradores.
Cabe aclarar que los modelos de actas constitutivas son diferentes dependiendo el tipo de sociedad que se desee constituir. Entre ellos es posible hallar los siguientes:
Acta constitutiva de una sociedad civil
Acta constitutiva de una empresa
Acta constitutiva de una sociedad anónima
Para su elaboración, redacción correcta y validez ante las instituciones a las que se necesitan llevar, deben contar con algunos puntos en particular.
Acta constitutiva de una empresa
Las condiciones particulares para este tipo de actas son las siguientes:
- Nombre, nacionalidad y domicilio.
- Finalidad de la empresa, como también funciones que ejerce cada persona.
- Nombre de la empresa o razón social.
- Domicilio social y estadía de la sociedad.
- Nombrar aportaciones.
Acta constitutiva de una sociedad anónima
En este caso, las actas constitutivas de este tipo de sociedad deben contener la siguiente información:
- Nombre, nacionalidad y domicilio de cada socio que conforma la sociedad
- Fin social y denominación que se le pondrá.
- Domicilio social.
- Capital que se aportará y las cantidades procedentes de cada socio.
- De qué manera estarán repartidas las ganancias y pérdidas.
- Firmas del presidente y secretario.
Recomendaciones posteriores a la generación de actas constitutivas
Posterior a la etapa de constitución de sociedad, la empresa de conformidad con los artículos 125, 128, 194 y 219 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, así como a lo establecido en los artículos 27 y 28, del Código Fiscal de la Federación, tienen la obligación de contar dentro de su documentación corporativa y contable con libros y registros, que a continuación se indican:
- Libro de Actas de Asambleas Generales de Accionistas de la Sociedad.
- Libro de Actas de Sesiones del Consejo de Administración de la Sociedad, en caso de que la Sociedad sea administrada por un Consejo.
- Libro de Registro de Accionistas de la Sociedad.
- Libro de Aumento y Disminuciones de Capital Social.
- Títulos representativos de las acciones emitidas por la empresa, con los que se determina la participación de cada accionista en el Capital Social.
Todos los requisitos y apuntes anteriores igualmente aplican para aquellos extranjeros que desean constituir negocios y empresas en México; sin embargo, dependiendo el caso particular debe revisarse si se requiere de algún documento traducido y apostillado.
En caso de que el inversionista o socio extranjero sea de la nacionalidad de alguno de los Estados contratantes de la Convención de la Haya, en otros casos solamente se requiere de la legalización de los documentos conducentes.