La relación que tiene el contrato de mandato con la defensa fiscal y con el soporte documental para las cuestiones fiscales se puede establecer a partir de considerar que el contrato de mandato implica esencialmente un acto de representación. En el caso, la representación y gestión de negocios a favor de terceros se ha vuelto un poco más frecuente en las operaciones cotidianas y en los actos de comercio y, por ello, es común saber y escuchar que un tercero recibe ingresos en su cuenta bancaria, pero lo hace por cuenta de un tercero y de hecho paga esos ingresos o hace pagos por cuenta de un tercero a favor de otras personas, siendo que estas operaciones no tienen nada de irregular o ilegal.
Por lo tanto, al suscribir un contrato de mandato, el punto a cuidar y que se puede convertir en un foco rojo y de controversia, es cuando, las autoridades fiscales ante el crecimiento y perfeccionamiento de sus intrusivas prácticas de fiscalización (las cuales, lamentablemente tienen concedidas por Ley), detectan (a través de cuentas bancarias) movimientos inusuales o que no corresponden a los ingresos y egresos de una empresa o persona y se le inicia una auditoria y resulta que esta empresa o persona no es la titular de los recursos económicos y, por ende, no cuenta con documentación que justifique las entradas y salidas de dinero de cuentas bancarias, no obstante que el tercero que está siendo auditado no es en la realidad el obligado en materia de pago de impuestos; sin embargo, por el hecho de percibir estos ingresos y no declararlos, se convierte en sujeto de impuestos dado que así se establece en las disposiciones fiscales.
Por lo anterior, la forma más adecuada de documentar este tipo de operaciones es precisamente a través de la firma y suscripción de un contrato de mandato, el cual, prevea y detalle en forma pormenorizada los derechos y obligaciones de cada parte que interviene, para que de este modo se pueda comprender por qué un tercero que recibe dinero en sus cuentas bancarias, no es totalmente responsable del pago de las contribuciones y por qué si puede disponer de los recursos y lo más importante, es que con dicho contrato de mandato, adminiculado con otros documentos y medios sustento contable se pueda demostrar en una posible auditoría que los ingresos detectados en cuentas bancarias, no se pueden presumir en su totalidad a cargo de la persona que está representando a terceros y que está fungiendo como mandatario, ya que ello, en gran parte implica la adecuada defensa fiscal del contribuyente.
Cabe mencionar que cuando el contrato de mandato abarca operaciones o actos que son enteramente de comercio, el documento igualmente puede ser útil y adecuarse al tipo mercantil, bajo la preparación de un contrato de comisión mercantil.
Ahora bien, en términos del Código Civil Federal el artículo 2546 de dicho ordenamiento legal establece que el mandato es un contrato por el que el mandatario se obliga a ejecutar por cuenta del mandante los actos jurídicos que éste le encarga. En términos simples el mandatario es la persona física (humana) o bien moral (sociedad mercantil) que lleva a cabo la ejecución de los actos o tareas asignadas por uno o varios mandantes (pudiendo también ser personas físicas o morales).
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En el caso, para los efectos de la preparación de un contrato de mandato para dar soporte a una contabilidad de cara a prevenir cualquier contingencia de carácter fiscal o de alguna responsabilidad patrimonial, tenemos que este instrumento jurídico puede ser otorgado por escrito o de manera verbal; sin embargo, la práctica más común y recomendable es que se haga por escrito. Cabe mencionar que existen los mandatos que se otorgan en escrituras públicas, cuando se involucra el otorgamiento de poderes generales para pleitos y cobranzas, para actos de administración y para actos de dominio, no obstante ello, el contrato de mandato que a que nos referimos en estos párrafos tiene que ver con un documento preventivo que permita documentar e identificar operaciones financieras y que sirva como un soporte contable y fiscal.
En efecto, la ventaja que se desprende de la elaboración de un contrato de mandato es que el mismo pueda funcionar, bajo una figura que los asesores fiscales y contables denominan como Tesorería Centralizada y, ello implica que se puedan cubrir los depósitos bancarios y operaciones financieras que se realizan en cuentas bancarias, tanto de personas físicas o morales, que precisamente por una razón de negocios centralizan la captación de recursos económicos en una solo vehículo financiero o bancario, ya que así lo requieren las necesidades del negocio y, en su caso, del grupo de inversionistas o comerciantes que así lo determinan. Como un ejemplo de lo anterior, se puede citar el caso de un grupo de amigos o socios que pretenden reunir fondos para destinarlos a un proyecto futuro o para iniciar una nueva línea de negocios y requieren que en algún tiempo (puede ser 1, 2 o más años) se ingresen recursos económicos a la cuenta bancaria de uno de ellos, para que así posteriormente se pueda destinar el ahorro o la suma reunida en la cuenta bancaria para un fin común o para el que dependiendo la razón de negocios pueda ser utilizado lícitamente.
Dentro del contrato de mandato se puede prever que el mandatario (persona que ahorra y dispone de los recursos) rinda informe del manejo de los recursos, realice a pagos a terceros o a proveedores de los mandantes. Asimismo, es importante que dentro del contrato de mandato se delimite claramente la responsabilidad fiscal y de cargas impositivas de cada una de las partes contratantes para así evitar cualquier posible contingencia fiscal, esto evidentemente se logra con un empate de los términos y condiciones del contrato de mandato, a las necesidades operativas del negocio y a la realidad contable y fiscal del negocio o actividad de que se trate, ya que cada contrato de mandato se debe realizar como traje a la medida.
En este sentido, el contrato de mandato es un instrumento jurídico versátil y funcional que debidamente redactado y ajustado a las necesidades de cada persona, funcionará para cada caso concreto. Es importante señalar que cada contrato debe ser analizado y preparado con el trabajo conjunto del contador o fiscalista que se encarga de la contabilidad de cada parte involucrada en el contrato, ya que así la asesoría es integral y procura analizar y prever los diversos aspectos contingentes que se pretenden blindar en cada operación.
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