Los elementos de un acta constitutiva son fundamentales para brindarle la importancia necesaria a este documento tras terminar su elaboración, misma que es uno de los pasos finales en el proceso de consolidación de cualquier empresa, pues con las firmas plasmadas en dicho documento podría decirse que la constitución legal de la organización está finalizada.
En general, estos elementos de un acta constitutiva estipulan los detalles que conformarán a la organización. Por lo tanto, en esta publicación mencionaremos en qué consiste dicha acta, indicaremos sus componentes, su realización y colocaremos un ejemplo simple para mostrar la importancia que tienen en el registro y planificación de un proyecto.
Qué es un acta constitutiva
Este documento dará forma legal a la constitución de una empresa por medio de los términos que se encuentren marcados por los estatutos vigentes en la materia. Asimismo, brindará carácter legal a la conformación de una empresa en todas sus partes, sin excepción alguna.
En general se tiene la creencia de que estas actas son empleadas para formalizar negocios, sin embargo también son utilizadas por organizaciones civiles, asociaciones, sindicatos y organismos similares con la finalidad de estar constituidos de manera legal ante la sociedad, y poder operar sin inconveniente alguno ante las autoridades.
Por lo tanto, los elementos de un acta constitutiva y la misma en sí dan fe a la creación de la empresa, asociados, sociedad, y las obligan a estar siempre apegadas al marco normativo correspondiente, depende el giro en el que se desempeñen. Además, al crear este documento se obtiene la protección de los reglamentos que se encuentren en turno.
Por los motivos anteriores es que las personas notan cada vez más la importancia que tienen los elementos de un acta constitutiva en la creación de una organización. De hecho, aunque parezca un tanto absurdo, la principal causa por la que fracasan los proyectos es por tener poca planificación en sus inicios, pues si se tienen los objetivos mal definidos o confusos el éxito de la organización no llegará con facilidad.
Partes de un acta constitutiva
Así como sucede con los certificados de nacimiento de cualquier individuo en la sociedad, las actas constitutivas tendrán que incluir información básica relacionada con la fundación de la empresa u organización que se esté registrando. A pesar de que estos datos pueden variar dependiendo del giro y funciones de la empresa, la información básica es la siguiente:
- Nombre de la organización, empresa u asociación.
- Razón Social. Donde ésta es el título de la sociedad personal, lo que significa que se constituye por el nombre de cada uno de los socios de la misma.
- Cuando es imposible mencionar a cada persona, es necesario incluir la frase “y compañía”. Lo anterior es a nombre del colectivo.
- Datos básicos de los integrantes: Nombre completo, domicilio y nacionalidad.
- Razón Social de la organización.
- Objetivos que se tienen y las actividades que se estarán realizando para poder alcanzarlos.
- Duración de la sociedad.
- Nombres de los administradores de la sociedad así como la definición de los roles que tendrá cada uno dentro de la organización.
- Las medidas que tendrán que tomarse en caso de que la sociedad culmine sus actividades antes del lapso estipulado.
Costo de un acta constitutiva
El procedimiento legal que se necesita llevar a cabo con el notario es un gasto que no se puede eludir. Por lo tanto siempre debe estar contemplada una parte del presupuesto para estas actividades notariales en cuanto se dé comienzo con el proceso de conformar la sociedad, agrupación, etc.
Asimismo, según la forma jurídica con la que se constituya la sociedad, se tendrán diferentes costos notariales. Por ejemplo, los notarios seguramente manejan tarifas fijas respecto a los casos de elaboración de actas constitutivas de una Sociedad Anónima que vaya a desarrollar actividades económicas.
No obstante, conocer cuál es el costo de un acta constitutiva dependerá mucho de la entidad o país en la que se conforme la organización y el valor o capital inicial de los bienes que se aporten. Por lo tanto, es posible que la tarifa del notario se eleve, cuanto mayor sea la cantidad de capital social base.
Cómo se realiza un acta constitutiva
A partir de los puntos que ya se han mencionado es posible comenzar a crear un acta constitutiva. Por lo tanto, hay una primer primera recomendación, la cual es tener perfectamente definido el nombre de la sociedad/empresa. Si bien pudiera parecer absurdo, éste será el título por el que se conocerá entre el público
Por otro lado, en los objetivos es necesario colocar de forma detallada qué se pretende lograr a diferentes niveles. Lo anterior significa que es necesario jerarquizar y dividir los objetivos, por tanto entre estos elementos de un acta constitutiva estarán las metas principales, los objetivos secundarios y las acciones particulares que corresponden a cada una.
En relación a los datos de los miembros, se registrará el nombre completo, domicilio físico, entidad y cargos que cada uno de estos tendrá dentro de la sociedad. Asimismo, la dirección de la organización que se plasme en el documento se asumirá como el punto de reunión. En dicho domicilio se realizarán las juntas y demás. Al mismo tiempo, esta ubicación podrá servir como dirección para la futura realización de trámites.
De la misma forma, es necesario colocar el capital que los socios están aportando para la creación de la empresa. Las cuales pueden ser aportaciones voluntarias, en especie o algún tipo de servicios. En general no importan las características, estas aportaciones necesitarán quedar registradas en el acta constitutiva.
Por tanto es recomendable, por no decir necesario, incluir dentro de los elementos de un acta constitutiva las acciones que se llevarán a cabo en caso de que el convenio tenga que disolverse.
Ejemplo de un acta constitutiva
En el (nombre del Estado) en el (nombre del municipio) a los (número de días) del (mes) del (año) siendo las (hora), queda asentado que las personas, cuyos nombres y domicilios figuran en este documento, aceptan los acuerdos mencionados a continuación.
Primero. – De manera libre y por voluntad propia, los presentes se reúnen para el levantamiento de una (tipo de sociedad).
Segundo. – Que a partir de este momento la sociedad queda denominada con el nombre de (Nombre de la asociación / empresa) con domicilio físico establecido en la (calle) interior (número) en el (municipio), estado de (nombre del estado).
Tercera.- Se rige para los efectos necesarios por las leyes vigentes para la operación de empresas de este giro en el país.
Cuarto.- La duración de la sociedad será de (tiempo que durará la sociedad).
Quinto.- Cada integrante de la sociedad realizó un aporte inicial de (desglosar el aporte monetario de cada uno de los integrantes de la asociación)
Sexto.- Se asignan los siguientes cargos de manera inicial.
(Colocar cargo, nombre y dirección de la persona responsable)
*Nota: Realizar en este punto un listado de las ocupaciones de cada integrante, yendo del director, contabilidad, administración, logística, etc. Lo anterior depende del giro y tamaño de la organización que se esté creando.
Séptimo. – En caso de que la sociedad tenga que disolverse, sin importar las condiciones y siempre y cuando se apeguen a las leyes vigentes, (colocar bajo qué términos se disolverá la sociedad).
Tras ver el ejemplo parece tarea sencilla de llevar a cabo, sin embargo siempre es necesario contar con la asesoría de expertos en materia fiscal antes de realizar este tipo de documentos que son de vital importancia para cualquier organización, por lo que todas las partes deben invertir el tiempo necesario en este procedimiento.
Asesoría para la elaboración de actas constitutivas
Dentro de este proceso es preciso tener todos los pasos que hemos visto de manera planificada, es decir, que cuenten los plazos de emisión, costos que se realizarán, las aportaciones o capital de inversión que se tenga, así como personas involucradas dentro de la organización. Para tales trámites te recomendamos recurrir con asesores de estrategias fiscales, los cuales pueden brindarte la mejor solución en esta rama del derecho corporativo.
En la mayoría de las ocasiones un proyecto empresarial, o de cualquier otro tipo de agrupación, tiene éxito desde que se dan por sentados sus bases de una forma legal, clara y con las mejores ventajas para los interesados. En cambio, si no se cuenta con el acta constitutiva del proyecto podrían surgir varios inconvenientes, pues el administrador no podría realizar trámites y otras cuestiones legales sin este papel, además al mismo tiempo se está colocando un obstáculo para la expansión de la organización.
En Adlex Abogados tenemos como servicio inicial o primer contacto, en la rama de Derecho corporativo, la elaboración de actas constitutivas para la conformación por la vía legal de la organización de nuestro cliente. Lo anterior es llevado a cabo bajo el tipo social que mejor se adecue a las necesidades de cada grupo.
Y, nuestra intervención puede ir desde la preparación de los estatutos sociales, la coordinación con Notarías Públicas y/o con Corredurías Públicas, para proceder posteriormente a la consecuente formalización del contrato social. De modo que puedes contactarnos y te brindaremos toda la información y asesoría que requieras a través de una de las mejores firmas de abogados fiscales que puedes hallar en nuestro país.
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